Die KomServ GmbH, Dienstleister für Mitgliederverwaltung, bietet den von ihnen betreuten Vereinen und Verbänden seit Jahresbeginn eine APP an, die die Prozesse der Mitgliederwerbung und -verwaltung vereinfacht, verbessert und beschleunigt.
Die speziell für die Mitgliederwerbung entwickelte APP ist auf dem Tablet der Fundraiser installiert. Die klassische Infomappe und die Antragsformulare in Papierform sind damit überflüssig geworden.
In der APP sind Informationen der jeweiligen Organisationen hinterlegt, die für ihre Öffentlichkeitsarbeit relevant sind: zum Beispiel Ausrichtung und Ziele, Projekte, Fotos, Grafiken, Entwicklungen, Programme, Geschäftsberichte etc., die den Bürgerinnen und Bürgern je nach Interesse gezeigt werden können.
Außerdem können Mitgliedsanträge in der APP direkt ausgefüllt und Mitgliedschaften abgeschlossen werden. So erhalten neue Mitglieder ihren Antrag als PDF per E-Mail und ein Dankesschreiben in Echtzeit.
Für gezielte Schulungszwecke kann die Auswertung der APP dienen. Werden bestimmte Themen häufig gewählt, können Hintergrund- und Zusatzinformationen über die jeweiligen Sachverhalte den Kenntnisstand der Promoter optimieren, wodurch die Qualität der Informationsgespräche erhöht wird. Updates der Organisationen werden auf allen Geräten zeitgleich vorgenommen.
Tim Hoffmann ist ausgebildeter Fundraiser und Teamleiter. Zwei Organisation, für die der Promotor mit seinem Team Mitgliedschaften bewirbt, haben sich für die Nutzung der APP entschieden. Die Vereine engagieren sich im Tierschutz bzw. im humanitären Bereich und haben die für sie relevanten Informationen auf der APP hinterlegt. Für Tim Hoffmann sind nicht nur die hinterlegten, immer aktuellen Fakten über die Arbeit der Organisationen ein Vorteil, sondern auch die Vereinfachung der Verwaltungsprozesse. „Hat sich ein Interessent für eine Mitgliedschaft entschieden, kann sein Antrag sofort digitalisiert werden und er bekommt sehr zeitnah eine Bestätigung und ein Dankesschreiben“, erklärt der Teamleiter. Die so genannte Stornoquote sei dadurch merkbar gesunken, wovon die Hilfsorganisationen profitieren. Auch ist es für ihn von großer Bedeutung, dass er feststellen und auswerten kann, an welchen Orten und zu welchen Zeiten die Öffentlichkeitsarbeit für die betreuten Vereine erfolgreich ist.
Die Frage, ob ältere Bürgerinnen und Bürger Berührungsängste gegenüber dem neuen Medium Tablet zeigen, beantwortet Hoffmann mit einem klaren Nein. Auch die höheren Semester befürworten die Informations- und Verwaltungsarbeit mit dem Tablet ausdrücklich.
Eine Digitalisierung der Mitgliederwerbung durch die APP lohnt sich in vielfacher Hinsicht. Die KomServ GmbH berät umfassend und unverbindlich.