Mitgliederbetreuung

Mitgliederverwaltung

Die gut organisierte Verwaltung von Mitgliederdaten basiert auf einer gezielt erstellten und optimal geführten Datenbank. Hierin sind wir von der KomServ GmbH Experten und richten eine auf Ihre spezifischen Anforderungen ausgerichtete Datenbank ein.
Wir ersparen Ihnen Arbeit, Zeit und Sie können sich jederzeit einen gezielten Überblick über Ihren Verein, Ihren Verband machen.
Unser geschultes Team aktualisiert Ihren Datenbestand in persönlichen Gesprächen, bereitet Zahlungseingänge vor, erfasst Spenden und stellt entsprechende Bescheinigungen aus, übernimmt für Sie das Mahnwesen, ist telefonischer Ansprechpartner für Ihre Mitglieder, verfasst und versendet Begrüßungsschreiben für neue Mitglieder und archiviert Ihren Schriftverkehr digital. Wir pflegen Ihre Daten.
Wir erledigen für Sie Verwaltungsaufgaben und Sie sparen mittelfristig auch noch Kosten.

Unsere Leistungen der Mitgliederverwaltung in der Übersicht:

  • Einrichten der Datenbank
    Zur Verwaltung Ihrer Mitglieder erstellen wir eine auf die Struktur Ihres Vereins exakt abgestimmte Datenbank, in die die Daten bestehender und neuer Mitglieder eingegeben werden.
  • Versenden von Begrüßungsschreiben und Mitgliedsausweisen
    Wir erstellen die Begrüßungsschreiben für Ihre Neumitglieder und versenden diese inklusive Mitgliedsausweis.
  • Mitgliederbetreuung
    Wir sind Ansprechpartner bei Fragen Ihrer Mitglieder und Spender. Wir übernehmen die kommunikativen Aufgaben, um die Bindung zwischen Verein und Mitglied zu stärken.
  • Datenpflege
    Um die Mitgliederverwaltung zu optimieren, halten wir die Vereinsdaten und Mitgliederdaten immer auf dem aktuellen Stand.
  • Adress- und Bestandsbereinigung
    Wir erfragen in einem persönlichen Telefonat nicht nur die aktuellen Adress- und Bankdaten, sondern bringen auch Selbstzahler die Vorteile des Bankeinzugs näher.
  • Aktualisierung der E-Mailadressen
    Damit in Ihrem Verein die Portokosten überschaubar bleiben, achten wir darauf, dass in Ihrem Mitgliederbestand die E-Mailadressen immer aktuell bleiben.
  • Bankdatei erstellen
    Der Bankeinzug der Mitgliedsbeiträge und Spenden erfolgt ausschließlich auf das Vereinskonto. Wir stellen die Bankeinzugsdatei Ihrer Bank zur Verfügung und Sie lösen den Zahlungsvorgang aus. So haben Sie die Übersicht über alle Zahlungsvorgänge.
  • Bearbeitung von Rücklastschriften
    Bei einem Telefonat mit dem Mitglied erfahren wir den Grund der Rücklastschrift und können alle nötigen Änderungen vornehmen, damit der offene Beitrag eingezogen werden kann. So sparen Sie Porto für Zahlungserinnerungen.
  • Mahnwesen
    Nach Ihrer Vorgabe entwickeln wir ein Mahnwesen, welches in verschiedenen Stufen erfolgen kann. Die Zahlungserinnerungen werden verschickt und die Geldeingänge verbucht.
  • Erfassung und Kontrolle von Zahlungseingängen und Rücklastschriften
    Zahlungseingänge und Rücklastschiften werden elektronisch oder manuell erfasst und bearbeitet.
  • Spendenerfassung
    Eingehende Spenden werden von uns verbucht und auf Wunsch ein Dankschreiben gedruckt.
  • Erstellung von Spendenbescheinigungen
    Die jährlichen Spendenbescheinigungen werden durch uns erstellt.
  • Bereitstellen einer Hotline
    Wir übernehmen Ihren telefonischen Kontakt-Service, damit Ihre Mitglieder einen Ansprechpartner haben.
  • Archivierung des Schriftverkehrs
    Jegliche Korrespondenz wird elektronisch gespeichert und in der Datenbank zum jeweiligen Mitglied gespeichert.
KomServ GmbH
Raiffeisenstraße 2, 30938 Burgwedel
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