Oft bleibt ihnen keine andere Wahl: Fast alle Unternehmen, Vereine, Verbände und Organisationen müssen zu Corona-Zeiten einen Teil ihrer Beschäftigten ins Home-Office schicken. Zu hohe Infektionsgefahr in den Büroräumen, Schließungen von Schulen oder Kitas, Quarantäne, Erkältungssymptome – Gründe für das Arbeiten von zu Hause aus gibt es genug. Damit verbundene Probleme auch. Die technischen Gegebenheiten im Home-Office reichen selten an die Situation im Büro heran und ein reibungsloser und termingerechter Ablauf kann nicht immer gewährleistet werden.

Vereine, Verbände und Hilfsorganisationen beauftragen deshalb vermehrt externe Dienstleister, um in der Mitgliederverwaltung entlastet zu werden. Wichtige Sparte: ein verlässlicher Telefonservice, damit die Anliegen der Vereinsmitglieder im persönlichen Gespräch entgegengenommen werden können.

Eine telefonische Erreichbarkeit der Vereinsverwaltung zu Bürozeiten erwarten Mitglieder zurecht. Gibt es einen Informations- oder Gesprächsbedarf, muss ein Ansprechpartner erreichbar sein. Zu Pandemiezeiten gibt es viele Fragen: Findet das Spiel am Wochenende statt? Dürfen die kleinen Kicker draußen trainieren? Wird der Weihnachtsmarkt komplett abgesagt? Dürfen die Gassigeher ins Tierheim?
Die KomServ GmbH in Burgwedel bei Hannover, Dienstleister für Mitgliederverwaltung, bietet einen professionellen Telefonservice, der in der aktuellen Coronakrise stark gefragt ist. Denn Mitgliedschaften sind das Kapital eines jeden Vereins und jeder (Hilfs-)Organisation – es gilt mehr denn je, die Mitglieder zu halten, dauerhaft zu binden und Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit zu zeigen.

Erfahrene Gesprächsprofis der KomServ GmbH nehmen den Anrufer im Namen des jeweiligen Vereins entgegen, freundlich, zuvorkommend, gut informiert. Sie nehmen das Anliegen der Anrufer auf und besprechen es nach den vom Auftraggeber festgelegten Kriterien. Der Umgang mit Beschwerden ist geschult, damit eine für beide Seiten befriedigende Lösung gefunden werden kann. Zu einem vereinbarten Termin werden die angefertigten Gesprächsprotokolle an den Verein weitergeleitet, bei Bedarf werden zusätzlich Statistiken angefertigt.

Weiterer Pluspunkt für Vereine: eine klare Preisstruktur, in der es keine verdeckten Kosten gibt.

Einige von der KomServ unterstützten Vereine haben inzwischen komplett auf den Telefonservice des Unternehmens umgestellt. Die Zufriedenheit der Mitglieder ließ nichts anderes zu.

Keine Zuschauereinnahmen und Sponsorengelder, keine Kursgebühren und Veranstaltungen, dafür aber Zusatzkosten für Hygienemaßnahmen und Coronatests. Zusammengenommen würde das für eine finanzielle Notlage von Sportvereinen im Jahr 2020 wohl reichen. Aber es kommt für viele Vereine noch schlimmer: Sie verzeichnen kaum Neuzugänge, dafür immer mehr Austritte. Weil viele Mitglieder den Verein als Dienstleister sehen und die Haltung vertreten „ein Sportverein ohne Sport ist nichts wert, ich kündige und trete dann wieder ein, wenn der Regelbetrieb läuft“, leeren sich die Vereinskassen und Schließungen drohen. Zudem flattern am Anfang eines jeden Jahres die Gebühren für Versicherungen und Verbandsbeiträge ins Vereinsheim. Den ersten Lockdown im Frühling überstanden die Organisationen mit einem mehr oder weniger blauen Auge. Jetzt wird die Luft dünn. Thomas Härtel, Präsident des Landessportbundes Berlin begründet dies in einem Interview mit der Berliner Morgenpost mit der wachsenden Unsicherheit der Menschen und mahnt: „bei Wiederholungen der Lockdowns oder einer Verlängerung der Situation wird das mit Sicherheit größere Auswirkungen haben“.

Verwendung von Rücklagen
Gemeinnützige Vereine dürfen aus rechtlichen Gründen nur in sehr begrenztem Maße Rücklagen bilden – und müssen diese zeitnah verwenden. Dass Sportvereine in diesem Jahr überhaupt Rücklagen bilden konnten, ist schwer vorstellbar. Überschüssige Gelder aus dem Jahr 2019 müssen bis Ende 2021 verwendet worden sein.

Kinder und Jugendliche leiden besonders
Unter den Pandemiemaßnahmen leiden gerade junge Menschen – physisch und psychisch. Jedes zehnte Kind hat seit März an Gewicht zugelegt; wenig Bewegung, soziale Einsamkeit und viel Naschwerk haben ihre Spuren hinterlassen. Auch psychosomatische Störungen wie Gereiztheit, Einschlafprobleme, Kopfschmerzen, Niedergeschlagenheit und Bauchschmerzen treten vermehrt auf (https://www.aerzteblatt.de/archiv/216647). Für junge Vereinssportler käme die Schließung ihres Vereins einer Katastrophe nahe.

Finanzielle Hilfen und Mitgliederkommunikation
Sportverbände der Bundesländer und die Länder selbst bieten finanzielle Unterstützung für Vereine an. Auf vereinswelt.de findet man jetzt einen kostenlosen Ratgeber zum Download. Ebenso wichtig ist es, den Mitgliedern Einsichten in die Vereinsproblematik zu gewähren und ihnen die Bedeutsamkeit ihrer Mitgliedschaft klarzumachen. Ein Sportverein ist weniger ein Dienstleister für Sport als vielmehr eine Gemeinschaft von Gleichgesinnten oder Kameraden, die auch in schweren Zeiten zusammenhalten müssen.

Die KomServ GmbH berät Vereine in der Mitgliederkommunikation und unterstützt bei der strategischen Planung und Umsetzung.

Sie sind wieder da. Fundraiser werben in Innenstädten und Märkten für Mitgliedschaften bei Vereinen, Verbänden, gemeinnützigen Organisationen. Für viele Organisationen eine wichtige Finanzierungsquelle. Aber: Gewinnen die Teams trotz der Hygienemaßnahmen, trotz der wirtschaftlichen Unsicherheit, trotz der Gesichtsmasken neue Mitglieder und Spender?

Harte Fakten sprechen zunächst gegen einen erfolgreichen Wiedereinstieg in die Mitgliederwerbung nach dem coronabedingten Lockdown.

KomServ-Kunde HH promotion im Südhessischen Viernheim zieht eine positive Bilanz nach den ersten Wochen des Wiedereinstiegs. Die Agentur wirbt für Mitgliedschaften im Auftrag renommierter Organisationen wie Malteser Hilfsdienst und DRF Luftrettung und die Zahlen der neu gewonnenen Mitglieder haben das Vor-Corona-Niveau schnell wieder erreicht. Chantal Rothacher, verantwortlich für das Büromanagement bei HH promotion, erklärt das Konzept: „Wir stehen mit höchstens zwei Mitarbeitern an einem Standort, damit sich kein Passant überrumpelt fühlen könnte. Die Mitarbeiter tragen Atemschutzmasken, die wir zur Verfügung stellen, um das Infektionsrisiko so gering wie möglich zu halten; außerdem werden die Abstandsregeln eingehalten. Zu den Hygienemaßnahmen gehören weiterhin einzeln eingeschweißte Kugelschreiber, um die auch eine Infektion über Flächen zu verhindern.“ Alle Mitarbeiter seien geschult worden, um die neuen Maßnahmen zu verinnerlichen.

Dennoch bleibt die Frage, worauf die Bereitschaft zu helfen beruht – jetzt, wo viele den Gürtel enger schnallen müssen. Durch die Gespräche an den Informationsständen kristallisiert sich heraus, dass die generelle Hilfsbereitschaft der Bürgerinnen und Bürger durch die Pandemie gestiegen ist. Der Solidaritätsgedanke – gerade im Hinblick auf Hilfen im Inland – ist aktiviert.
Für Hilfsorganisation ein sehr positives Signal!

Der Vereinssport wurde vor mehr als einem Monat auf Eis gelegt. Keine Fußballspiele, keine Tennisstunden, kein Schwimmtraining. Wegen der Ausbreitung des Corona-Virus wurden fast 90.000 deutsche Sportvereine ausgebremst, einige von ihnen bangen inzwischen um ihre Existenz. Die Kosten laufen weiter, während die Einnahmen – etwa aus Veranstaltungen – zurückgehen.

Besonders hart trifft es Kinder und Jugendliche, denen nicht nur die Bewegung fehlt, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl, der Teamzusammenhalt, das gemeinsame Erfolge feiern und Niederlagen „wegstecken“.
Vereine haben jetzt die Aufgabe, ihre Mitglieder auf neuen und ungewohnten Wegen bei der Stange zu halten. Eine stichprobenhafte Untersuchung der Websites unterschiedlicher kleiner und mittlerer Sportvereine ergab, dass dies nicht oder nur äußerst spärlich der Fall ist. Keine persönliche Ansprache des Vorstands, keine Trainingsvorschläge fürs Home-Sporting, keine Videos zu Übungen im Wohnzimmer, auch Ideen für Gruppen-Chats fehlen.

Lähmt die Angst so sehr, dass die Kreativität der Verantwortlichen ebenso wie der Verein auf Eis liegt?

Dabei ist die Situation (noch) nicht dramatisch. Ein Sonderkündigungsrecht etwa besteht nicht, so lange der Trainingsbetrieb für einen überschaubaren Zeitraum ausgesetzt ist, Vereinsmitgliedschaften sind langfristig angelegt. Für bereits bezahlte Startgelder kann eine Gutscheinlösung verhandelt werden, durch Gespräche mit Sponsoren lassen sich meistens Lösungen erarbeiten.

Ein weiterer Lichtblick: Sportminister tendieren für Geisterspiele ab Mitte Mai – sollten diese im Profisport erlaubt werden, besteht Hoffnung auf eine zumindest teilweise Rückkehr zum allgemeinen Vereinssport. Denn die Argumente, warum die Profi-Ligen ihre Arbeit wieder aufnehmen, während die Amateure weiterhin zu Hause bleiben müssen, können nur schwach sein.

In jedem Jahr fassen wir die Entwicklungen auf dem deutschen Spendenmarkt zusammen und beziehen uns auf die „Bilanz des Helfens“, der Studie des Deutschen Spendenrats.
Die aktuelle Bilanz ist ernüchternd. Immer weniger Menschen spenden Geld an gemeinnützige Organisationen und Kirchen. Erstmals seit Beginn der Studien im Jahr 2005 sank die Zahl der Spenderinnen und Spender unter 20 Millionen, was einem Bevölkerungsanteil von 29,1 Prozent entspricht. Im Vergleich: Im Jahr 2005 lag der Anteil der spendenden Bevölkerung bei mehr als 50 Prozent. Auch die klassische Weihnachtsspende ist rückläufig und das Gesamtspendenvolumen sank im Vergleich zum Vorjahr um 3,6 Prozent auf 5,1 Milliarden Euro.

Dr. Max Mälzer, Geschäftsführer des Deutschen Spendenrats e.V. warnt: „Der Trend der letzten Jahre, dass immer weniger Menschen spenden, zeigt sich immer dramatischer. Noch halten sich die Auswirkungen auf das gesamte Spendenvolumen in geordneten Bahnen. Zukünftig ist jedoch leider mit erheblich sinkenden Volumina zu rechnen.“ (aus: www.spendenrat.de)

Wichtigste Zielgruppe bleiben die Menschen ab 70 Jahren. Im Durchschnitt halfen sie mit 344 Euro. 6,1 Millionen Seniorinnen und Senioren leisteten finanzielle Hilfe in Höhe von 2,1 Milliarden Euro, was einem Anteil von mehr als 40 Prozent des gesamten Spendenvolumens aller Deutschen im Jahr 2019 entspricht.

Für Prognosen, wie sich das Spendenverhalten der Deutschen im Corona-Jahr 2020 verändern wird, ist es vermutlich zu früh. Fest steht, dass es zu massiven Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt kommen wird, dass der Konsumklimaindex der Deutschen rückgängig sein wird, dass uns eine Rezession bevorsteht. Fest steht weiterhin, dass weltweit viele Millionen Menschen – und besonders diejenigen, die ohnehin in schlechten wirtschaftlichen Verhältnissen leben – Elend und Leid erleben werden. Es bleibt zu hoffen, dass die Hilfsbereitschaft der deutschen Bevölkerung unter diesen schwierigen Bedingungen nicht noch weiter nachlässt.

Nur rund drei Viertel aller kleinen und mittelständischen Unternehmen bieten ihren Beschäftigten Weiterbildungsmaßnahmen

Dabei steigern besser qualifizierte Mitarbeiter den Wert des Unternehmens

Die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen wird gestärkt

Teambildungsprozesse werden optimiert, interne Kommunikation wird verbessert

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt

KomServ kombiniert fachspezifische Fortbildungen mit Mentalcoaching

Stress am Arbeitsplatz macht krank. Zugegeben: Ein alter Hut. Seit Jahren steigt die Anzahl der Krankheitstage durch Stressbelastung, dies ist eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber. Denn: Längst haben Burn-Out und Co die Chefetagen überwunden und finden sich in allen hierarchischen Reihen von Unternehmen; der Leistungsdruck hat in allen Bereichen zugenommen. Firmeninterne Angebote für Entspannungseinheiten, Betriebssport oder kollektives Yoga am Morgen mögen die Symptome bei Handlungswilligen lindern, an die Ursache reichen sie jedoch nicht. Stress beginnt im Kopf.

Die Unternehmensleitung der KomServ GmbH setzt seit ihrer Gründung auf ein professionelles Mentaltraining, um allen Beschäftigten beim Umgang mit stressbelastenden Situationen ein effizientes Rüstzeug an die Hand zu geben. Im Unternehmen für Mitgliederverwaltung von Vereinen und Organisationen stehen die Beschäftigten nicht selten unter Termin- und Leistungsdruck, die Kommunikation mit Kunden und deren Mitgliedern erfordert schnelles und professionelles Denken und Reagieren; auch im Umgang mit Beschwerden muss größte Sorgfalt und Konzentration herrschen.

Svenja Viol (26) arbeitet seit 2014 als Sachbearbeiterin in der Mitgliederverwaltung bei der KomServ GmbH und profitiert von den regelmäßig stattfindenden, betriebsinternen Fortbildungsmaßnahmen beim Wirtschafts- und Mentalcoach Günter Spiesberger beruflich und privat. „Hier lerne ich, lösungsorientiert zu denken. Es nicht wichtig, wie das Kind in den Brunnen gefallen ist, wichtig ist, wie ich es wieder heraushole“, beschreibt die Mitarbeiterin einen Aspekt des Trainings. Denkblockaden würden gelöst. Die im Unterbewusstsein gespeicherten Ängste, Zweifel und Probleme dürften das Denken nicht bestimmen, vielmehr würden durch die Anwendung neuer Denkmuster positive Erfahrungen zu gegenwärtigen Lösungen führen. Es gelte, einen kühlen Kopf und Ruhe zu bewahren. Dies gelinge ihr dank der langjährigen Teilnahme an den Mentaltrainings übrigens nicht nur im Berufs-, sondern auch im Privatleben, so Svenja Viol.
Weiterhin förderten die Trainings das Verständnis der Beschäftigten untereinander und trügen zu einem deutlich besseren Betriebsklima bei.

Die fachspezifischen Weiterbildungsmaßen (wie das Telefontraining) bringen der Verwaltungsmitarbeiterin den beruflichen Feinschliff; ihre mentale Stärke, ihre psychische Energie und ihre Gelassenheit werden durch das Coaching bei Günter Spiesberger maßgeblich gefördert. „Eine ideale Kombination“, beurteilt Svenja Viol.

Seit Jahrzehnten coacht der Wirtschafts- und Mentaltrainer Günter Spiesberger (https://spiesberger.cc) namhafte Unternehmen, Manager, Spitzensportler und Menschen, die hohen Stressbelastungen ausgesetzt sind.

Begrüßungsschreiben, Einladungen, Ankündigungen, Protokolle, Newsletter: Um seine Mitglieder umfassend über Aktuelles auf dem Laufenden zu halten, müssen Vereine, Verbände und Organisationen regelmäßig informieren. Ein immenser Aufwand nicht nur im Hinblick auf Kosten und Arbeitszeit; auch der Papierverbrauch für Druckerzeugnisse und Versandmaterialalien ist erheblich. Dabei ist die Ökobilanz für die Papierherstellung denkbar schlecht.
Für eine Umstellung auf den digitalen Versand von Informationsmaterialien braucht es etwas Zeit und Überzeugungskraft. „Aber letztlich gewinnen alle“, fasst Martin Gietzold, Geschäftsführer der KomServ GmbH, knapp zusammen. Die ersten von der KomServ betreuten Vereine haben jetzt die 90 Prozenthürde genommen: 9 von 10 Mitglieder stimmten einer Umstellung auf digitale Mitgliederkommunikation zu.

• Digitalisierung der Mitgliederkommunikation spart Umweltressourcen
• Vereinsmitglieder reagieren positiv
• Umstellung in rund 90 Prozent realisiert
• Papierlose Kommunikation senkt Vereinskosten

Deutschland ist im Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton trauriger Spitzenreiter aller Industrie- und Schwellenländer. 241 Kilogramm entfallen jährlich auf jeden Bundesbürger. Die Hölzer für die Papierherstellung stammen ebenso aus Europa wie aus dem brasilianischen Regenwald. Weitere Zutaten für unser Papier sind Wasser, Energie und Chemikalien, die die Umwelt ebenso belasten, wie die CO2- Emissionen, die bei der Herstellung entstehen.
Trotz aller Appelle von Umweltschützern für Einsparungen von Papier hat sich der Pro-Kopf-Verbrauch seit 1991 mehr als verdreifacht.

„Als Unternehmen für Mitgliederverwaltung betreuen wir viele tausend Mitglieder unserer Kunden. Wie viel Kilo Papier wöchentlich noch vor wenigen Jahren unser Büro verbrauchte, um die Verbindung zwischen Organisation und Mitglied herzustellen und zu halten, ist unvorstellbar – und aus Umweltgesichtspunkten schwer zu vertreten. Deshalb haben wir in Absprache mit den Vereinen begonnen, die Mitglieder persönlich darauf hinzuweisen, dass auch der digitale und umweltfreundliche Kommunikationsweg gegangen werden kann“, so Martin Gietzold.

Der Erfolg dieser Maßnahme ist groß, die Vereinsmitglieder reagierten zumeist sehr positiv.
Inzwischen werden fast 90 Prozent aller Vereinsschreiben per Email-Anhang verschickt – abgesehen von einer besseren Ökobilanz senkt diese Maßnahme auch die Vereinsausgaben, weil keine Papier-, Druck- und Portokosten entstehen und der Zeitaufwand minimiert wird.

Die Beratung bezüglich einer umweltfreundlichen Vereinsverwaltung und die Umsetzung auf Digitalisierung der Mitgliederkommunikation von Vereinen und Verbänden zählt zum Leistungsspektrum der KomServ GmbH.

Mehr als 600.000 Vereine gibt es in Deutschland. Rekordverdächtig viele. Jedoch täuscht die große Anzahl der eingetragenen Vereine über die tatsächliche Situation hinweg: Laut repräsentativer Umfrage von ZiviZ (Zivilgesellschaft in Zahlen) verlieren Vereine zunehmend ihre Mitglieder; im ländlichen Raum mussten deshalb rund 17.000 Vereine seit 2006 schließen. Landflucht der jungen Menschen und die damit verbundene Überalterung der Bevölkerung mögen die Hauptgründe für diese Entwicklung sein. Hinzu kommen wachsende Anforderungen bei der Vereinsbürokratie und eine mangelnde Bereitschaft für ehrenamtliches Engagement.
Dabei stehen wirksame Maßnahmen zur Verfügung, um das Vereinssterben zu stoppen!

Im Überblick:

• Mitgliedsbeiträge – Verwaltung optimieren
• Neue Sparten gründen
• Sponsoring
• Veranstaltungen
• Fundraising
  

Mitgliedsbeiträge
Sie sind wohl für die meisten Vereine die Haupteinnahmequelle: Die Mitgliedsbeiträge. Um diesen Posten stabil zu halten, empfiehlt sich eine Verpflichtung der (Neu-) Mitglieder auf das SEPA-Lastschriftverfahren, das verringert Außenstände. Weiterhin sollten bei ausstehenden Beiträgen Mahngebühren erhoben werden: fünf Euro sind hier angemessen. Zu beachten ist: Beide Maßnahmen erfordern eine Satzungsgrundlage, deren Änderung bei der Mitgliederversammlung beschlossen werden muss.

Neue Sparten gründen – an Zielgruppen anpassen
Verliert ein Verein mehr Mitglieder als hinzukommen, sollte das Angebot überdacht werden.
Zwei Beispiele: Ein Sportverein im ländlichen Raum konzentriert sich seit seiner Gründung auf den Kinder- und Jugendfußballbereich. Wegen eines stetigen Rückgangs der Mitgliederzahlen droht dem Verein nun das Aus. Jetzt gilt es, das Angebot der Nachfrage anzupassen und zum Beispiel eine Sparte für Seniorensport (steigt die Zahl der Älteren im Einzugsgebiet?) oder für Menschen mit Behinderung (gibt es in der Nähe eine entsprechende Einrichtung?) zu gründen.
Benachteiligte Kinder und Jugendliche zu unterstützen, setzt sich ein anderer Verein zum Ziel. Jedoch sinkt die Zahl der betroffenen Kinder und es gibt viele Kündigungen, weil das Problem in der öffentlichen Wahrnehmung nicht mehr gravierend scheint. Einen Teil der Austritte zu verhindern und/oder neue Mitglieder zu bekommen, könnten durch zusätzliche Projekte im regionalen Umfeld und humanitären Bereich realisiert werden. Unterstützung der örtlichen Tafel, Hilfsangebote für vereinsamte oder von Armut betroffene Senioren usw.
Generell gilt: Flexibilität und Offenheit sind jetzt wichtiger als Traditionstreue.

Sponsoring
Die finanzielle Förderung eines Vereins durch Sponsoren bietet beiden Seiten – Verein und Unternehmen – einen Mehrwert. Unternehmen machen ihr soziales Engagement auf diese Weise öffentlich, steigern ihre Bekanntheit und verbessern ihr Image – Vereine profitieren von zusätzlichen Geldern, die auch für die Umsetzung abgesprochener Projekte eingesetzt werden können. Grundvoraussetzung: der gute Leumund des Vereins.

Veranstaltungen
Ob Sommerfest, Kicker-Turnier, Open-Air-Kino, Herbstball oder Silvesterparty – im Themenkreis jedes Vereins bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, neben den eigenen Mitgliedern auch vereinsfremde Personen einzuladen, für sich zu werben – und letztlich: zusätzliche Einnahmen zu generieren. Ein gutes Event hat großes Potential!

Fundraising
Die professionelle Mitgliederwerbung durch ausgebildete Fundraiser ist zunächst mit Kosten verbunden – aber diese amortisieren sich meistens sehr schnell durch neue Mitglieder.

Die KomServ GmbH steht Vereinen in allen beschriebenen Aspekten beratend und unterstützend zur Seite.