Archivierungspflicht - Änderung des GoBD betrifft auch Vereine

Archivierungspflicht für E-Mails gilt seit dem 1. Januar 2017

Kennen Sie GoBD? Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ regeln auch, wie die Archivierung von E-Mails ab sofort vorzunehmen ist. Sie sind am 1. Januar 2017 in Kraft getreten.

Was bedeutet das für unseren Verein? Alle steuerlich relevanten E-Mails (zum Beispiel Rechnungen) unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Daten des Jahres 2016 müssen jetzt gut archiviert werden. Bestimmte Regeln sind hierbei unbedingt zu befolgen, um – im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt – Schwierigkeiten und empfindliche finanzielle Nachteile (Schätzungen, Zinsen etc.) zu vermeiden.

Was muss ich tun? Sichern Sie steuerlich relevante E-Mails auf einem nachträglich nicht mehr änderbaren Speichermedium (z. B. nicht überspielbare oder nachträglich überschreibbare CD-ROM) oder nutzen Sie leistungsfähige Softwares, die sämtliche Anforderungen an Rechtssicherheit erfüllen und zusätzlich über Funktionen verfügen, die zum Beispiel eine einfache Suche ermöglichen. 

Wir, die KomServ GmbH, beraten Sie hierzu gerne.

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