Kennt Ihr Sportverein auch aufwendige Beitragsordnungen mit vielen Sparten und verschiedenen Familienbeiträgen?
Die Mitgliederverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Sportvereins. Sportvereine jeder Größe kämpfen mit der Frage, wie sie ihre Mitglieder effektiv und effizient verwalten können. Will Ihr Sportverein wachsen, stellen Sie oft fest, dass Ihre bestehenden Systeme und Prozesse für die Mitgliederverwaltung veraltet sind. Sie können mit Ihren aktuellen Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Auch Ihr Verein sollte daher seine aktuellen Prozesse zur Mitgliederverwaltung regelmäßig überprüfen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf einige der Herausforderungen ein, die mit einer Verbesserung der Mitgliederverwaltung verbunden sind.
Beugen Sie dem großen Risiko von falschem Einzug der Mitgliedsbeiträge vor
Der Einzug von Mitgliedsbeiträgen für einen Sportverein ist nie einfach. Es erfordert eine Reihe komplexer Verfahren, die zusätzlich leicht gestört werden können. Wir übersehen kleine Details oder geben falsche Informationen an die Mitglieder weiter. Dies kann zu erheblichen Verlusten führen, weil die Beiträge nicht korrekt eingezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Technologien auf aktuellem Stand sind um den sich ändernden Bedürfnissen Ihrer einzelnen Mitglieder gerecht werden können.
Wir zeigen nachfolgend die wichtigsten Punkte auf die zu achten sind, im Zusammenhang mit dem Einzug von Mitgliedsbeiträgen:
- Wählen Sie eine Softwarelösung für Vereine, die die meisten Aufgaben automatisiert
- Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren für den Gebühreneinzug fest
- Richten Sie ein Mahnwesen für Mitglieder ein, die ihre Beiträge nicht bezahlt haben
- Nutzen Sie, wann immer möglich, automatisierte Zahlungsoptionen
- Bieten Sie mehrere Zahlungsmethoden an, um mehr Zahlungserfolge von Mitgliedern zu sichern
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Mitgliedertransaktionen im gesamten Verein
Zeitmangel der Ehrenamtlichen führt zu einer hohen Gefahr von Einnahmeverlusten
Sportvereine stehen oft vor der Herausforderung, Mitgliedsanträge zeitnah zu bearbeiten. Auch wenn potenzielle Spender ihr Interesse an einer Spende bekunden, ist es wichtig, dass der Verein schnell und konsequent nachfasst. Dies kann besonders schwierig sein, wenn gemeinnützige Vereine ein hohes Aufkommen zu verzeichnen haben und wenn nur wenig Personal für die Bearbeitung zur Verfügung steht.
Viele Sportvereine beobachten einen Rückgang der Mitglieder, wenn die Kommunikation bei der Mitgliederverwaltung verzögert wird. Nicht nur neue Mitglieder erwarten, dass sie rechtzeitig und sachdienlich über bevorstehende Veranstaltungen, Aktivitäten und andere wichtige Neuigkeiten informiert werden. Da viele Vereinseinnahmen stark von Mitgliedschaften abhängen, müssen diese Informationen also rechtzeitig zugestellt werden.
Es gibt immer weniger Ehrenamtliche für die Mitgliederverwaltung in Vereinen
Jahrzehntelang war die ehrenamtliche Tätigkeit ein fester Bestandteil der Arbeit vieler Sportvereine. Alle Verbände brauchen einen Kern von Freiwilligen, um die sozialen Aktivitäten, die Kommunikation, die Veranstaltungen und die Öffentlichkeitsarbeit aufrechtzuerhalten. Fakt ist jedoch, dass die ehrenamtliche Mitarbeit in Vereinen zu einer schwindenden Ressource geworden ist. Die meisten Organisationen verzeichnen seit Jahren einen deutlichen Rückgang der freiwilligen Helfer für Vereine, die bereit sind, Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen.
Fazit: Mitgliederverwaltung in Vereinen wird aufgrund gesetzlicher Vorgaben immer anspruchsvoller
Betreiben Sie einen Sportverein oder Verband und haben Probleme, die Mitgliederverwaltung auf dem neuesten Stand zu halten? Die Verwaltung von Mitgliedschaften kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben – Thema: Datenschutz im Verein finden – kompliziert sein, muss es aber nicht. Sie können die Mitgliederverwaltung Ihres Sportvereins oder Verbandes einfach an KomServ auslagern.
KomServ ist Ihr externer Dienstleister, der sich auf maßgeschneiderte Lösungen für die Mitgliederverwaltung im Verein und Verbänden spezialisiert hat. Die Auslagerung dieser wichtigen Aufgabe ist für jeden Verein oder Verband eine kluge Entscheidung und wir helfen Ihnen dabei, dieses Ziel zu erreichen.